Particuliere woonzorgaanbieder Van Hollant verbetert processen met ONS van Nedap

‘Verzorgd wonen, vrij leven’, is de slogan van particuliere aanbieder van woonzorg Van Hollant. In de karakteristieke zorgvilla Craenenbroeck in Heiloo biedt Van Hollant woonzorg van hoog niveau aan enkele tientallen senioren. Om de zorg- en de verzorgingsprocessen in goede banen te leiden, zet de organisatie ONS, het ECD van Nedap, in. In dit integrale systeem zijn uiteenlopende processen geïntegreerd, waaronder het Zorgdossier, de financiële administratie, wachtlijstbeheer en roosters. De inzet van ONS biedt Van Hollant veel voordelen. “Iedereen die onze bewoners begeleidt, beschikt nu over de juiste informatie”, zegt Kwaliteitscoördinator Esther Veldt.

 

Bij Van Hollant wonen bewoners zelfstandig, maar hebben ze wel de zekerheid en veiligheid van 24 uur per dag zorgaanwezigheid. Het idee achter de zorgvilla is ontstaan toen Tom Veldt, een van de oprichters, zelf in het ziekenhuis terechtkwam. Hij zag verbetermogelijkheden in de zorg en startte Van Hollant samen met Judith Veldt, die een achtergrond heeft in HBO-V, vanuit de vraag ‘Hoe zou ik zelf oud willen worden?’.

Bij Van Hollant staat alles in het teken van prettig wonen en leven. Een chef-kok bereidt de lunch en het diner, er is een eigen horeca en wasserette, een eigen huishoudelijke dienst en er worden dagelijks sociale evenementen georganiseerd. Veldt: “Het welzijn van mensen staat bij ons centraal. Er is niet alleen aandacht voor zorg en verzorging, maar zeer nadrukkelijk ook op sociale aspecten. Dit alles in volledige vrijheid. Bewoners bepalen zelf hoe ze hun dag indelen en waar ze aan meedoen.”

 

Gefaseerd implementatieplan

Voorheen waren binnen Van Hollant processen vastgelegd in verschillende systemen. “Voor het ECD-stuk gebruikten we bijvoorbeeld een portal-oplossing voor kleine zorgondernemingen”, zegt Frank Bond, Controller bij Van Hollant. “Daarnaast hadden we een systeem voor het inroosteren van medewerkers. Voor de financiële administratie en het wachtlijstbeheer gebruikten we wel al ONS.” Veldt vult aan: “Omdat het gebruik van verschillende systemen inefficiënt was, ontstond de wens om al deze functies te integreren in één systeem. Het was direct duidelijk dat dit ONS moest worden. We realiseerden ons wel dat we als relatief jonge organisatie – we bestaan 3 jaar – de implementatie van de diverse onderdelen zorgvuldig op elkaar dienden af te stemmen. We wilden voorkomen dat we medewerkers te veel veranderingen ineens voorschotelden. We hebben dan ook een gefaseerd implementatieplan opgesteld, waar Furore ons bij heeft geholpen.”

 

Tablets en medicatieapp

Eind 2016 rondde Van Hollant de eerste implementatiefase af en nam de organisatie de roostermodule van ONS in gebruik. Vervolgens is ook de salarisadministratie geïntegreerd in het systeem. Bond: “In april 2017 hebben we het ECD-gedeelte in gebruik genomen, zodat we ook de zorgprocessen vanuit ONS organiseren en vastleggen. Om dit te kunnen doen, hebben we de zorgdossiers overgezet. Mede dankzij de hulp van Furore is dit soepel verlopen.” Momenteel is Van Hollant druk bezig met de ingebruikname van Caren Zorgt, waarmee familie op de hoogte blijft van de zorg aan bewoners. “Verder hebben we op de planning om onze zorgmedewerkers uit te rusten met tablets voor verslaglegging, en willen we de medicatieapp van HealthCode in gaan zetten”, aldus Veldt.

 

Gemakkelijke overdracht

Een van de grootste voordelen van ONS is volgens Veldt dat er meer inzicht is in de zorg en verzorging van bewoners. “Voorheen hadden alleen de daadwerkelijke zorgverleners toegang tot informatie, maar nu is dat iedereen die zich bezighoudt met de zorg en dienstverlening. Dit maakt de overdracht gemakkelijker en zorgt voor meer begrip voor bewoners. Het is eerder duidelijk waarom iemand bijvoorbeeld op een bepaalde manier reageert.” Bond: “Daar komt bij dat Nedap Healthcare een grote, professionele organisatie is en dat veel zorgverleners gebruikmaken van ONS. Dit geeft ons de zekerheid dat de veiligheid van gegevens en privacy van onze bewoners zijn gewaarborgd.” Veldt: “Maar misschien is de gebruiksvriendelijkheid van het systeem wel het grootste voordeel. We kunnen nu doelen stellen en hierop rapporteren. Dat gaat stukken makkelijker dan in de oude situatie.”

 

Verschillende facetten

Furore was betrokken bij verschillende facetten van het project. Consultant Gijs Vanstreels stelde onder andere het implementatieplan op en sprak verschillende scenario’s door met Van Hollant. Verder heeft Furore geholpen bij de digitalisering van de zorgdossiers en het trainen van in totaal 40 medewerkers in het gebruik van ONS. “Een goed teken hierin vinden we dat we na de training en inzet van het systeem weinig vragen kregen vanuit de organisatie”, aldus Veldt. “Dat betekent in onze optiek enerzijds dat het systeem gebruiksvriendelijk is en anderzijds dat de maatwerktraining goed in elkaar zat. Feit is dat ONS een belangrijke bijdrage levert aan het stroomlijnen van onze primaire processen. We hebben met dit systeem dan ook een weer een stap gezet naar minder administratieve last. Hierdoor ontstaat er weer meer tijd voor de bewoners.”