Business intelligence in het LUMC: ‘Nu heeft iedereen dezelfde waarheid’

Sneller rapporteren en betere rapportages: dat is in een notendop waaraan Martina Hoever en Steyn Kahrel het afgelopen jaar in het Leids Universitair Medisch Centrum hebben meegewerkt. Het stuurinformatieteam, waar ze deel van uitmaakten, geeft ziekenhuismedewerkers inzicht in de data die ze nodig hebben om beleid en beslissingen te maken.

Van de verpleegkundig specialisten tot de Raad van Bestuur: in een ziekenhuis werkt iedereen met stuurinformatie. Alle divisies zijn sterk afhankelijk van up-to-date, correcte en gebruiksvriendelijke informatieproducten, zowel voor zorgtoepassingen en beleidsvorming. Daarom begon het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) zo’n tweeënhalf jaar geleden aan een overstap van businessintelligencetool IBM Cognos naar de Microsoft BI Stack.

Een van de onderdelen van de Microsoft BI Stack is Power BI, dat intuïtief én laagdrempelig is. Ben je Excel gewend, dan kun je in Power BI ook snel uit de voeten. Achter de schermen ging er alleen nog best wat gemoeid met de overstap. Dus toen de deadline in zicht begon te komen, werden Martina en Steyn vanuit Furore ingevlogen te helpen bij de migratie van de informatieproducten.

Kennis vergroten

Omdat Steyn en Martina elk hun eigen specialisme hebben, betekende dat in hun geval vol gas op twee onderwerpen: kubussen (Steyn) en dashboards (Martina). ‘Binnen het LUMC was nog niet heel veel kennis over Power BI,’ vertelt Martina, ‘dus dat was het belangrijkste deel van mijn opdracht: die kennis vergroten en samen met LUMC-collega’s nieuwe dashboards bouwen.’

Steyn hield zich bezig met de kubussen. ‘Kubussen zijn datastructuren waarin gebruikers zelf weergaves kunnen opbouwen met verschillende meetwaardes en dimensies,’ legt Steyn uit. ‘Als het aantal operaties bijvoorbeeld de meetwaarde is, kan de dimensie een afdeling zijn, of een tijdseenheid – net waar je op zoek naar bent. Zo kan iedereen in het ziekenhuis heel flexibel precies de informatie bij elkaar slepen die hij of zij nodig heeft.’ De kubussen zijn gebaseerd op het LUMC-dataplatform, dat ook met hulp van Furore gebouwd is. In dat platform zijn de brondata uit verschillende systemen samengebracht voor near real-time hergebruik.

In één oogopslag

Om te illustreren waarom de nieuwe kubussen zo’n verbetering zijn, legt Steyn uit dat er in de oude situatie meerdere personele kubussen waren: personele bezetting, personele lasten en personeelsverzuim. ‘Daar hebben we nu één geïntegreerd product van gemaakt,’ gaat hij verder, ‘en daardoor kunnen medewerkers nu bijvoorbeeld zelf in Excel analyses maken met personeelsdata.

In de oude situatie was dat een stuk moeilijker. Steyn: ‘Je moest eerst een de ene kubus openen, dan de andere, en vervolgens moest je ze handmatig vergelijken. Nu kun je de data gewoon bij elkaar slepen in Excel en zie je in één oogopslag wat er aan de hand is.’

Coronadashboard

In sommige gevallen volgt na de kubus een dashboard met visualisatie. Dat is Martina’s pakkie-an. ‘Een van de dashboards waaraan ik in het LUMC heb meegewerkt is het coronadashboard,’ vertelt ze. ‘Een lastige klus, want het moest binnen twee weken af, terwijl het bouwen van een dashboard normaal meer tijd kost. Bovendien moest het ook meteen goed zijn, want in een crisissituatie is het geen optie dat je niet weet hoeveel bedden er beschikbaar zijn. Dat kán gewoon niet.’

Gelukkig gaat Martina een uitdaging niet uit de weg. ‘Het was aan het begin van de coronatijd, dus we moesten schakelen met mensen die het ineens ook heel druk hadden – maar ik merkte dat iedereen heel betrokken was. Ze begrepen waarom het snel moest en maakten er daarom toch graag wat tijd voor vrij.’

Allemaal dezelfde waarheid

Naast de personeelskubussen en het coronadashboard werkten Martina en Steyn ook aan de kwartaalrapportage: een bundeling van financiële, operationele, kwaliteits- en personeelsrapporten waar het ziekenhuis het beleid mede op baseert. Martina: ‘Wat daarvoor belangrijk was, is dat we alle meetwaarden hebben afgestemd met de beleidsvoerders. Daardoor werkt iedere afdeling nu vanuit dezelfde basis, en heeft iedereen dezelfde waarheid.’

Sprongen vooruit

Inmiddels, bijna een jaar na de startdatum en dertien kubussen en vijf dashboards verder, zit het werk van Martina en Steyn erop. Martina: ‘We zijn met sprongen vooruitgegaan op het gebied van gebruiksgemak en zelfservice. Mensen kunnen nu veel makkelijker zelf een rapport opbouwen, en die rapporten zien er ook nog een stuk aantrekkelijker en overzichtelijker uit.’

‘Het is ook een stuk sneller,’ vult Steyn aan. ‘Als je in de oude omgeving een aanpassing wilde doen aan een kubus, zat je rustig vijf tot tien minuten te wachten. Nu heb je de rapportage binnen een paar tellen voor je neus.’ Geen wonder dus dat de feedback van de eindgebruikers zo positief is. Of…? Martina, lachend: ‘Ik hoor het wel direct als er ergens een foutje zit. Maar dat vind ik juist leuk, want dan weet je dat mensen ermee bezig zijn.'