ChipSoft HiX ondersteunt Erasmus MC op meerdere fronten bij verbetering

Binnen Erasmus MC is verandering de enige constante. Het medisch centrum werkt continu aan het verbeteren van processen. Ook de nieuwbouw van het Erasmus MC past in het streven naar verbetering. Hiermee geeft de organisatie haar credo ‘Een gezonde bevolking en excellente zorg door onderzoek en onderwijs’ vorm. Ook de implementatie van ChipSoft HiX is voor Erasmus MC een logische keuze. “We wilden één geïntegreerd systeem voor het volledige zorgproces”, zegt Manager Informatiemanagement Zorg Natascha Tahitu.

 

Het Erasmus gebruikte al 14 jaar een eigen EPD: Elpado. Dit maatwerksysteem sloot weliswaar goed aan op zorgprocessen en gebruikerswensen, maar was aan vervanging toe. Tahitu: “ICT is steeds bedrijfskritischer, het is echter voor Erasmus MC geen kernactiviteit. Ons doel is om patiënten beter te maken en ICT moet daarin ondersteunen. Om die reden startten we een zoektocht naar een nieuw systeem dat het Erasmus MC in staat stelt zijn ambities voor de langere termijn te ondersteunen op het gebied van zorg, onderwijs en onderzoek. Een belangrijk onderdeel van ons Programma van Eisen was integraliteit. Tegelijkertijd realiseerden we ons dat we hier keuzes in moesten maken: welke functies en koppelingen realiseren we in het EPD en wat zijn ‘satellietfuncties’? Neem ons labsysteem. Dit is een zeer specifiek proces, dus we hebben gekozen voor een leverancier die dit specialisme beheerst. Maar al met al zochten we een systeem dat het volledige zorgproces ondersteunt.”

 

Europese aanbesteding

Erasmus MC stelde verder als eis dat een echt partnerschap werd gesloten met de EPD-leverancier. Zoals Tahitu het verwoordt: “We zochten een partner die luistert naar onze wensen en die met ons meegroeit: zowel qua organisatie als geleverd systeem. Ook een bewezen werking en standaardfunctionaliteiten – dus geen maatwerk – was een harde eis.” Erasmus MC schreef een Europese aanbesteding uit, waaruit ChipSoft HiX als beste oplossing uit de bus kwam. 

 

900 medewerkers in werkgroepen

Begin oktober 2017 rondde Erasmus MC de fase ‘Zilver’ van de implementatie af. Deze fase startte in februari 2016 met reviewdagen, waar veel medewerkers bij waren betrokken. Er zijn 50 werkgroepen samengesteld met in totaal ongeveer 900 medewerkers. Een enorme operatie, maar logisch, gezien de impact van de ingebruikname van een nieuw EPD én het feit dat Erasmus MC het grootste UMC van Nederland is. Tahitu: “Tijdens deze reviewdagen zijn werkprocessen getoetst op de HiX-functionaliteit. Als dat niet het geval bleek te zijn, werd bepaald welke aanpassingen nodig waren. Furore heeft in een aantal werkgroepen tijdens dit reviewproces een grote rol gespeeld. De inzet van deze partner was voor ons logisch, gezien de HiX-kennis en flexibiliteit van deskundige consultants.”

 

Standaard content

Erasmus MC had relatief weinig tijd voor de HiX-implementatie. Deze moest immers gerealiseerd zijn voor de volgende fase van het programma One, namelijk de nieuwbouw en (interne) verhuizing van het medisch centrum. “Mede om die reden hebben we gekozen voor standaard content”, zegt Tahitu. “Buiten het feit dat dit ons enorm veel inrichtingstijd scheelde, hadden we vertrouwen in de standaard content die ChipSoft biedt. Deze voldoet aan de standaarden en regelgeving waaraan ook Erasmus MC moet voldoen.” Na de reviewdagen volgde een testperiode, waarin de wijzigingen op de standaard content aan tests zijn onderworpen. Daarna volgde een periode van integrale – dus werkgroep-overschrijdende – tests en de acceptatiefase. Ook de opleiding van eindgebruikers vergde een goede planning en afstemming; er moesten tenslotte in totaal maar liefst 10.000 gebruikers worden getraind. Na de testfase volgde de livegang, waar ook weer een aantal Furore-mensen nauw bij betrokken waren.”

 

Extra uitdagingen door nieuwbouw

De nieuwbouw stelde het ChipSoft HiX-team voor extra uitdagingen. Tahitu: “Dit betekende namelijk ook dat veel processen zullen veranderen. Het streven was om zoveel als mogelijk in te richten rekening houdend met deze veranderingen die in mei 2018 zullen plaatsvinden. Een voorbeeld: de productieplekken, zoals een operatiekamer, kregen een andere benaming. We gingen van een logische benaming naar een fysieke benaming. Dit zorgde voor de flexibiliteit om ruimtes voor andere activiteiten te gebruiken. Niet alleen zijn we dan voorbereid op de toekomst en vergroten we de logistieke flexibiliteit van ons ziekenhuis, we zijn ook flexibeler in de inrichting die nodig is voor de nieuwbouw.”

 

 

Realtime registreren metingen

Erasmus MC gebruikt een groot aantal HiX-modules. Dit past ook bij het streven om zoveel mogelijk gebruik te maken van geïntegreerde functies. “We zetten bijvoorbeeld de module PDMS in, waarmee de metingen van IC’s en OK’s realtime in HiX worden geregistreerd”, zegt Tahitu. “Met deze module is in overzichtelijke grafieken te zien hoe het staat met onder andere de ademhaling en hartslag van de patiënt. Verder gebruiken we een module voor het zorgpad, die momenteel nog verder wordt doorontwikkeld. Ook gebruiken we – naast onze eigen BI-omgeving – het ChipSoft HiX datawarehouse, ook met standaard content. Dit helpt onder andere bij het aanleveren van de data die nodig is voor wet- en regelgeving en kwaliteitsgarantie. Ook dit datawarehouse ontwikkelen we verder door in de volgende fase.”

 

Fase Goud is inmiddels gestart. In deze fase is het aantal werkgroepen teruggeschroefd naar twintig. “Naast finetuning en het verder inrichten van de werkprocessen in HiX ten gevolge van de nieuwbouw, richten we ons ook op flexibele functies binnen het Erasmus MC”, zegt Tahitu. “Er komt een herindeling van de poliklinieken en deze komen centraal. Om bezoekers snel naar de juiste plek te begeleiden, komen er aanmeldzuilen. De bezoeker meldt zich aan met zijn legitimatiebewijs en krijgt dan een ticket met zijn afspraak en de locatie waar de patiënt naar toe moet. Zo verbeteren we ook de service aan bezoekers van het Erasmus MC.”