NWO

NWO, ISAAC en Furore - De kracht van een langdurige samenwerking

De Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) en Furore zijn bepaald geen onbekenden van elkaar. Na enig speurwerk in de archieven van Furore blijkt de oudste offerte te dateren uit september 1997. Na het winnen van de aanbesteding in 2011 ontwikkelden Furore en NWO samen ISAAC, het Informatiesysteem voor Aanvragen, Archivering en Communicatie. Leonie van Hille en Frederik Meyer van NWO blikken samen met  Marwin Kraall van Furore terug op de ontwikkeling en implementatie, de leermomenten en elkaars kwaliteiten. De toon van het gesprek zegt eigenlijk alles over de relatie: open, eerlijk en gelijkwaardig.

Een veelzijdig systeem

6.745 aanvragen en 112.901 contactmomenten. Dat is slechts een kleine greep uit wat ISAAC het afgelopen jaar verwerkte. Leonie van Hille legt uit: “ISAAC is een veelzijdig systeem, dat de financiering van wetenschappelijk onderzoek in Nederland ondersteunt. NWO heeft het samen met Furore ontwikkeld, omdat ons oude systeem niet langer voldeed, zowel technisch als organisatorisch. We zochten, samen met FOM, STW en ZonMW, een meer procesgericht systeem dat aansloot bij de workflow. Daarbij was het onze wens om zoveel mogelijk standaard software te gebruiken en deze, waar nodig, aan te passen aan onze wensen. De oorspronkelijke aanbesteding uit 2011 telde maar liefst 560 eisen.”

 

Teamshirts en bitterballen

Een team van 25 man van zowel Furore als NWO werkte tweeënhalf jaar fulltime aan de ontwikkeling en implementatie van ISAAC. “Dat was een mooie tijd”, vertelt Marwin, “al bleek soms dat wij de achterliggende informatie van de aanbestedingseisen verschillend geïnterpreteerd hadden.” Na de live gang volgde er twee intensieve nazorgweken, waarin het gezamenlijke team als helpdesk fungeerde voor de organisatie. Leonie herinnert zich de lange dagen, de teamshirts en de vele bitterballen. “De implementatie van ISAAC was ook ingrijpend voor onze organisatie. Zij moesten niet alleen wennen aan een nieuw systeem dat nog niet optimaal functioneerde, maar ook aan het werken met een meer procesgericht systeem.”

Omslagpunt

Frederik vertelt over de samenwerking na de implementatie: “Na het oplossen van de eerste bugs, verschoof de focus naar het verwerken van wensen uit de organisatie. Wij bleven vragen en Marwin zei nooit nee. Als gevolg daarvan groeide het systeem steeds verder, werd het traag en op een vrijdagmiddag om 17.00 uur zelfs onwerkbaar.” Furore reageerde die middag niet adequaat. “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard, dat heeft Furore toen wel gemerkt”, aldus Marwin. Frederik ziet dit moment als een omslagpunt. “Een crisis is ook een kans om het beter te doen. Furore heeft dat heel constructief opgepakt.” Marwin legt uit hoe: “We hebben de problemen grotendeels weten op te lossen in de software. Daarnaast ontwikkelden wij een geautomatiseerde multi user performance test, die we nu gebruiken na iedere update of release. Tot slot monitoren we de performance van ISAAC real time, waardoor wij eventuele problemen veel sneller kunnen oplossen.” Frederik concludeert: “Er is een betere mix ontstaan tussen systeembouw en systeemhygiëne.”

Openstaan voor feedback

Ze zijn het erover eens dat de relatie niet geleden heeft onder de spannende momenten. Marwin ervaart NWO als een organisatie die kwaliteit hoog in het vaandel heeft. “Transparant en eerlijk zijn over de mogelijkheden is heel belangrijk.” Frederik vult aan: “We hebben elkaar, en elkaars processen door de jaren heen goed leren kennen. Als wij bellen en zeggen dat het urgent is, dan wordt daarnaar gehandeld. De relatie is door de jaren heen gelijkwaardiger geworden. We hebben geleerd om open te staan voor elkaars feedback. Dat is beter voor de relatie, maar zeker ook voor het product ISAAC.”

Nieuwe ontwikkelingen

“We blijven werken aan het primaire proces van ISAAC”, vertelt Leonie. “Er zijn nieuwe wensen die het systeem verder uitbreiden of bestaande functies juist overbodig maken.” Ook deed Furore onlangs een update van de OTAP-straat en werd de nieuwe huisstijl van NWO verwerkt. Frederik: “NWO heeft sinds kort de eerstelijns support overgenomen van Furore. Dat zegt wel iets over hoe ISAAC nu functioneert. Het aantal vragen aan de servicedesk is sterk afgenomen.”