Aanmeldzuilen maken het gemakkelijker voor patiënt én ziekenhuis

In steeds meer ziekenhuizen duiken ze op bij de hoofdingang en bij de ingang van poliklinieken, klinieken en dagbehandelcentra: aanmeldzuilen. Voor de patiënt bieden ze gemak, want na aanmelding rolt er een briefje uit met de route naar de afspraak of opname. Voor het ziekenhuis zorgen de zuilen voor meer flexibiliteit in de patiëntenlogistiek en flexibele inzet van ruimtes en resources. Voorheen kregen patiënten een aantal weken voorafgaand aan de afspraak een brief thuis met informatie wanneer en waar (op welke poli) ze zich moeten melden. Nu kan letterlijk tot het moment dat de patiënt het ziekenhuis betreedt bijvoorbeeld een locatiewijziging worden doorgevoerd. Furore heeft al diverse ziekenhuizen, waaronder LUMC en Erasmus MC, begeleid bij de ingebruikname van aanmeldzuilen.

“Voor ziekenhuizen is het doel van een aan­meldzuil duidelijk”, begint Jos Vliegenthart, implementatieconsultant bij Furore. “Ze willen dat een patiënt op tijd bij een afspraak is. Grote uitdaging is dan ook om de tijd bij de aanmeldzuil zo kort mogelijk te maken, maxi­maal 45 seconden. We hebben bijvoorbeeld Erasmus MC geadviseerd over de activiteiten die een patiënt moet uitvoeren en vooral welke niet. Zo beperken we de aanmeldtijd.”

Noodzakelijke informatie

Bij Erasmus MC is ervoor gekozen om veel (controle)stappen op de achtergrond uit te laten voeren en de patiënt alleen de puur noodzakelijke informatie te geven. Dus niet: ‘Uw polisnummer 12345678XY klopt niet’. Mensen gaan dan op hun pasje van de verze­kering of in de brief kijken of het nummer in­derdaad niet klopt. Vliegenthart: “Dit kost tijd. Door alleen te zeggen: uw gegevens kloppen niet, besparen we juist tijd. Dit soort keuzes moet je als ziekenhuis (durven) maken om het aanmeldproces te stroomlijnen.”

Primeur

Furore heeft diverse ziekenhuizen geholpen om aanmeldzuilen in bedrijf te nemen. Erasmus MC is recent live gegaan. Vliegent­hart: “Dit was het eerste ziekenhuis met opnames op de aanmeldzuil vanuit HiX, het EPD van ChipSoft, een primeur dus. Er staan inmiddels meer dan 60 zuilen in het Erasmus MC. LUMC heeft ervoor gekozen om eerst een pilot te doen en dan de aanmeldzuilen gefaseerd uit te rollen, met twee tot drie poli’s per keer.”

Volgens Vliegenthart is een brede kennis van het EPD nodig om het aanmeldproces goed in te kunnen richten. “Alleen als je exact weet hoe een proces loopt en waar welke data nodig of juist voorhanden is, kun je dit proces stroomlijnen. Dit biedt de basis voor de eenduidige (poli)klinische patiënt. Iets wat we ‘happy flow’ noemen. Ingewikkelder wordt het wanneer een patiënt meerdere afspraken op een dag heeft. Hierbij spelen vraagstukken als: moeten alle afspraken wel op het ticket worden getoond? En: wie gaat ervoor zorgen dat de patiënt aangemeld is voor de volgende afspraak? Zo zie je maar dat een aanmeldzuil veel puzzels op technisch vlak en op het gebied van procesinrichting met zich meebrengt. Je wilt er tenslotte alles aan doen om de patiënt zo min mogelijk te belasten.”