Bij FWO: subsidieaanvragen indienen via web.

Voor FWO, het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen, ontwierp en ontwikkelde Furore een webtoepassing voor het indienen en opvolgen van aanvragen voor onderzoeksubsidies.

Jaarlijks zullen meer dan 2300 onderzoekers en ruim 4000 referenten van ‘FWOweb’ gebruik maken.
"FWOweb heeft het werk voor onze back-office aanzienlijk verlicht", zegt FWO-directeur Benno Hinnekint: "Bovendien bieden we onderzoekers nu maximale vrijheid bij het invullen en indienen van hun aanvragen".

Stroom van aanvragen

 

"Ook in België is de wetenschap sterk afhankelijk van financiële ondersteuning. In 2005 kenden wij subsidies toe aan ruim 1000 projecten. Daarnaast aan 1200 mandaathouders, onderzoekers die individueel worden gesteund. Wij werken met vaste inleverdata en standaard formulieren. Veel wetenschappers voegen echter eigen tekst en uitleg bij, soms in de meest ingewikkelde notaties. De stroom van aanvragen zorgde in onze back-office - naast een piekbelasting – voor veel extra werk bij het invoeren van al die informatie. Daarbij moeten we alle aanvragen ook weer doorspelen aan beoordelaars, de referenten en is er een wisselwerking met de universiteiten-onthaalinstellingen. We wilden het aanvraagproces volledig on-line brengen via een webapplicatie."

Positief en gestructureerd

"We weten dat NWO, onze Nederlandse evenknie, voor de interactie met aanvragers en voor haar back-office een webtoepassing gebruikt, gerealiseerd door Furore. Wij hebben al een goed draaiende back-office automatisering. Daar zou een on-line systeem aan gekoppeld moeten worden. We hebben Furore en enkele andere IT-bedrijven om een voorstel gevraagd. Wat we van die anderen kregen was matig onderbouwd en weinig specifiek, dus de keuze was snel gemaakt. De samenwerking tussen Furore en de betrokkenen aan onze kant was steeds goed. Ontdekten wij nog zaken in FWOweb die voor verbetering vatbaar waren, dan ging Furore daar positief en gestructureerd mee om. Zo waren we startklaar voor de grote bulk aanvragen voor projecten en mandaten."

Gegevens voor iedereen beschikbaar

Op 1 februari 2006 dienden ruim 1300 onderzoekers hun subsidieaanvraag voor het eerst on-line in. Hinnekint: "Furore had haar Primary Support ingezet om de onderzoekers te helpen bij vragen over de applicatie. Wij konden ons daardoor richten op de inhoudelijke aspecten. Het werk in de back-office is nu sterk veranderd. Bijna alle gegevens zijn direct voor iedereen beschikbaar, ook voor de referenten. Wij kunnen nu meer tijd steken in het controleren of alle data wel op de juiste wijze is opgenomen." Gedurende het hele jaar is het mogelijk aanvragen in te dienen. Furore’s helpdesk is continu bereikbaar. In de loop van het jaar zijn er al honderden vragen beantwoordt, een aantal fouten opgelost en aanpassingen aangebracht waardoor de gebruiksvriendelijkheid van het systeem is toegenomen. Voorlopig is FWOweb nog niet uitontwikkeld en een goede samenwerking is hierbij onontbeerlijk. De support afdeling van Furore vormt hierbij een belangrijke schakel. Voor informatie kunt u contact opnemen met Ilse Verstappen (tel:020-3467171) of mail naar: support@furore.com.